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财务如何整理文件资料,公司文件资料如何整理归类

点击量:0    时间:2023-07-02

如何整理档案

如何整理档案   机关单位或者企业在长期的运转中都会产生大量文件,它们有些有重要价值,有些却意义不大,但都无一例外地耗费着我们的空间、时间和精力。

对档案文件的归档整理,是一定周期后必不可少的工作,以下是我为大家整理的如何整理档案,仅供参考,希望能够帮助到大家。

  如何整理档案 篇1   一、档案整理的基本要求:   遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系;
区分文件材料的价值,确定档案的保管期限;
便于保管和利用。

  二、档案整理的文件范围是:   凡是本机关工作活动中形成的,具有查考保存价值的文件材料,包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等,在办理完毕后均须整理保存。

  档案整理的方法有两种:一是以“案卷”为单位整理。

二是以“件”为单位整理。

以“案卷”为单位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。

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所谓案卷,就是一组密切联系的文件的组合体。

立卷是一个分类、组合、编目的过程。

分类即按照立档单位的档案分类方案,对文件材料进行实体分类;
组合即将经过分类的文件材料,按一定形式组合起来;
编目即将经过组合以后的文件材料,进行系统排列和编目。

以“案卷”为单位整理的档案,其基本保管单位是案卷。

案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种,硬卷皮型号有1.2,1.5,2.0cm三个规格,以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒,以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》(GB/
T9105-88)的规定。

以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。

一般来讲,一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。

文书材料的正本与定稿作为一件,正文与文件处理单为一件(处理单包括:收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等),转发件与被转发件为一件,正文与附件作为一件,原件与复制件为一件,报表、名册、图册、刊物等每册为一件,来文与复文及其他相关文件可为一件。

以“件”为单位整理的档案,其基本保管单位是件。

以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。

  全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理,企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理,整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。

  各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷”为单位整理。

大部分单位短期保管的(现10年)文书档案,乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷”整理。

  声像、电子、实物档案按“件”整理,电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/
T18894-2002)执行。

照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》(GB/
T11821-2002)执行。

  科技档案按“卷”整理,整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/
T11822-2000)执行。

其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2-92执行。

基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

  会计档案按“盒(卷)”整理,整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)。

  按“件”整理的档案整理步骤是:文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。

  按“卷”整理的文件整理步骤是:文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。

  三、档案的分类原则:   以各单位全部档案为对象,依据其基本职能,结合档案内容、形成特点以及载体形式,保持档案之间的有机联系,实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化,便于档案的科学管理与开发利用。

  如何整理档案 篇2   实物档案是指以物质实体为载体,能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品,是一个单位档案全宗的重要组成部分。

各单位应将实物档案分类、排列、贴签、编目、装盒(入柜、上架、陈列),纳入综合档案室集中管理。

由于实物档案具有分散性、多样性,整理、分类的难度大。

保管、开发的任务重,从而使实物档案整理与其他门类档案整理产生脱节。

为此,加强单位实物档案整理工作,巩固和扩大档案集中管理工作成果,是提高档案工作管理水平的当务之急。

  一、实物档案的分类   分类是实物档案整理的重要环节,将实物按其属性内容、形式特征、制作材料、获得时间、保存价值等划分类别和层次,既利于排列、贴签、编目以及组织室藏和排架管理,也便于系统地提供利用。

按照实物档案管理的基本规律和要求,实物档案的分类可采取问题、年度、保管期限等分类方法,以实现对实物的有序管理和有效检索。

按问题分类就是将实物按其属性内容和形式特征进行分类。

采用问题分类法,可以避免和减少同类实物分散的现象,便于按专题登找和利用。

实物档案问题分类一般分为奖品类、赠品类、产品类四大类。

每类的主要内容如下:奖品类主要有以本单位或本单位内部机构名义在各项比赛、评比、检查、考核等工作中获得的奖状、锦旗、奖章、奖牌、奖杯、荣誉证书等实物;
信品类主要有有本单位的证件(法人证书、组织机构编码、营业执照、国有土地位用权证、房屋所有权证等),本单位机构变更、撤消或合并而失效的印章、证书等实物;
赠品类主要有上级领导及社会知名人士为本单位的题字、作画,本单位开展的活动中有纪念意义的物品,本单位对外交际交往户收受的礼品等实物;
产品类主要有本单位在行使职能活动时形成、制作或收存的模型样品、户试产品、终端成品等实物,如微标(章)、钱币、票证、邮票、纪念币、工装、设备等。

  二、实物档案的排列   排列是指按照一定的原则和方法来定位实物先后次序的过程。

通过排列,进一步增强实物档案的系统化程度,以方便检索利用。

  实物的排列一般遵循“载体原则”,即同一载体的实物应当排列在一起。

“载体原则”有利于目录检索和实物存取工作,同一载体的实物存放盒、柜,可以节省空间;
同一载体的实物上架、陈列,显得整齐美观。

实物的排列,在遵循载体原则下,一般按照实物的制发时间进行系统排列。

同一类目内,同一载体的实物,按照制发时间的先后顺序排列,不同载体的实物可以按照制发时间的先后顺序进行排列,也可以按照载体形式进行排列,比如奖品类可按照奖状、锦旗、奖章、荣誉证书、奖牌、奖杯等载体形式依次排列,信品类可按照印章、证书、牌匣等载体形式依次排列,赠品类可按照题词、绘画、礼品等载体形式依次排列,产品类可按照模型样品、中试产品、终端成品等载体形式依次排列。

  三、实物档案的贴签   贴签是指将实物在全宗中的位置进行标著,并以标签的'
形式在实物上进行粘贴。

贴签是实物编目工作的起点和基础,其目的是反映分类、排列这些系统化工作的成果。

通过贴签使实物在全宗中的位置得以确定,并为后续的编目工作及将来查找和利用时的实体存取提供了条件。

  标签如何编制。

标签是指在纸张上以表格形式来记录和反映归档实物在全宗中的位置,表格的项目主要有名称、制发单位、获得时间、档号、获得单位、载体等,这是根据实物档案管理工作的基本需要设置。

  四、实物档案的编目   编目是指编制实物档案目录。

编制实物档案目录,可为实物档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件。

  实物的编目以“件”为单位进行,每一件实物在实物档案目录中只体现为一个条目。

实物按照分类、排列、贴签的结果,逐类逐件编制目录,以系统、全面地揭示实物的全貌。

实物没有明确标明主题名称和制发时间的,编目时,要拟出名称并考证制发时间。

同时,要在备注栏中进行说明。

  实物档案目录设置档早、名称、制发单位、获得单位、获得时间、载体、存放地点、参见号、备注等项目,概括了实物的属性内容、形式特征、制作材料、获得时间、保存价值等方面的主要特征,是利用者检索的主要渠道。

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  五、实物档案的装盒   装盒(入柜、上架、陈列)是指将实物按件号顺序装入档案盒,购置档案柜、密集架、陈列橱的过程,这是实物系统化整理的结果。

装入档案盒的实物主要是可折叠的或形体能够装入的,比如:奖品类的奖状(可卷成简状)、奖旗(可折叠平装)、奖章、荣誉证书;
信品类的   印章、证书等。

档案盒可使用6厘米厚的文书档案盒。

盒内设置实物档案目录和备考表,以方便盒内实物的保管、利用、进出核查和填写盒内实物的情况说明。

对于奖品类的奖章,证品类的印章,产品类的徽标、钱币、纪念币等.可平放在档案盒里用防酸纸板隔成的“井”字格内,用纸团塞紧空隙以固定实物位置,档案盒盖内侧可贴一张摆放示意图,注明档号,以方便利用。

  六、结论   实物档案如何整理,档案行政管理部门还没有统一的标牌和要求,但是,各级档案部门有关实物的收集、整理、利用等工作却做得有声有色、不亦乐乎,相关的报道频频见诸报刊。

本文所述实物档案的分类、排列、贴签、编目、装盒(入柜、上架、陈列)的整理流程是通常的整理方法,各单位可根据实际情况来确立合理的整理方法。

比如:有些条件好的单位,除按照上述方法整理实物档案外,还可以给每件归档实物拍照,既可以用来展览展示,也可以做为声像资料归档;
制作标签的纸张可以是白色的,也可以用彩色纸张,以增加美感。

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应该如何整理档案?

法律分析:1、首先,准备整理档案的工具和材料,工具如图,材料主要有履历材料、教育培训情况、工作经历材料、奖惩材料。

具体材料,各个公司要求不同,这里就不再赘述。

2、审核要入档的材料,并按如下流程整理材料3、第三步,将要入档的材料规整好,编上页码,然后靠右打孔。

如果材料右边有文字可用空白纸为他粘上边,再打孔。

4、第四步,装入档案盒。

将要入档的材料用分类角分类,并按照不同的类别规整转入档案盒。

5、第五步,为档案材料建立目录。

目录可分大类和小类,并写好每份材料的页码。

6、档案要定期增加材料。

如每年的绩效考核记录、奖惩记录、教育培训情况等等。

7、档案要存入独立且安全性好的房间,并委派专人管理。

法律依据:《中华人民共和国会计档案管理办法》第六条 下列会计资料应当进行归档:(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;
(二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;
(三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;
(四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

衍生问题:出纳档案整理的方法有哪些?(1)分类。

出纳档案应按经济业务的性质和本单位的财务管理要求进行分类,一般应与本单位的会计分类相一致,兼属档案装订和使用的需要。

在对档案进行分类时,应当对一些无效或不需用的单据进行删除。

(2)装订。

由于原始凭证大多零落散乱,容易遗失,所以出纳人员在对档案归类后应加以装订,以保证会计资料不易散落遗失。

在装订时,应当注意档案厚度以便于使用;
使用活页账或卡片账的,在归档时应加以装订并编齐页码,对不宜装订的应当连号存装,防止散落;
对于采用财务软件记账的单位,其打印出的纸质会计档案必须装订编号;
对于具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财政部、国家档案局备案,保管时采用连号编排,保存在特定的档案盒中。

(3)成册。

时于装订完毕的出纳资料,应当立卷成册,启用封面或库页,甩以记录每册的编号、所属单位、所属时期及页教、经办人员等详细内容,并加盖单位公章和经办人员私章。

在保管上有特殊要求的,可以加盖骑缝章或加贴封条。

需要强调的是,出纳账簿在更换新账簿后,应将旧账归入出纳档案。

移交归档前应对旧账进行整理,对编号、扉页内容、目录等项目填写不全的,应按照有关要求填写齐全;
使用活页式(如用计算机记账的单位,账簿资料输出裁剪后类似活页账)或卡片式辅助账的单位,对于活页式或卡片式账,在归档时必须缩齐页码,加以装订,并要像订本账一样加上扉页,注明单位名称、所属时期、共计页数和记账人员签单等,并加盖公章。

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